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公的研究費不正防止計画

ガイドライン項目 不正を発生させるとされる要因 不正防止計画
機関内の責任体系の明確化 責任体制が曖昧で、組織としてのガバナンスが機能していない状態 「最高管理責任者」「統括管理責任者」を定め、公表している機関内の責任体系に基づき、実行的な管理監督に努める。「コンプライアンス推進責任者」による、研究不正防止に関する啓発活動を実施する。
監事に求められる役割が不明確 監事は、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について機関全体の観点から確認した事項、モニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また不正防止計画が適切に実施されているかを確認し、理事会等において定期的に報告し、意見を述べる。
適切な運営・管理の基盤となる環境の整備 研究費が公的研究費であることや適正執行への意識が希薄 教員、公的研究費に関わる職員及び学部生等に対してコンプライアンス教育を定期的に実施し、誓約書の提出を求める。
啓発活動は実施計画に基づき、定期的かつ継続的に行う。
学内ルールが不明確で、統一されたルールがない 既に制定されている規程等のルールを定期的に点検・見直しを行う。加えて大学HPやコンプライアンス教育教材を用いて全ての構成員に周知する。学生に対しても、同様にルールの周知を行う。
職務権限が不明確 規程等において職務権限を明確に示しているが、必要に応じて見直しを行い実態に即した職務権限の明確化及び決裁手続きを行う。
不正が発生した場合の告発等の手続き、調査及び懲戒に関する規程等が未整備あるいは不明確 規程等において制定されている相談・通報窓口、機能について、コンプライアンス教育等で具体的な利用方法を周知徹底し、不正に係る情報が窓口担当者から迅速かつ確実に最高管理責任者に伝わる体制を構築する。
不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施 不正防止計画に関する啓発活動の不足 不正防止対策に関わる部署は統括管理責任者とともに、不正防止計画、コンプライアンス教育・啓発活動等について検討、実施、実施状況の確認を行う。また、内部監査部門、監事と連携を図った業務を遂行する。
不正発生要因を把握したうえでの不正防止計画が未策定 不正発生リスクに応じた防止計画の実質化を目的とし、不正防止対策に関わる部署と公的研究費に関わる事務との情報共有に務め、必要に応じてワーキンググループをいつでも立ち上げることができるようにする。
研究費の適切な運営・管理活動 年度末に予算執行が集中する事態が発生 事務担当者は予算執行状況を定期的に確認し、当初計画より進捗状況に遅れがある場合には必要に応じて改善を求める。
納品検収体制が不十分 発注、納品検収については原則担当事務が行うこととし、当事者以外によるチェック体制を構築する。ただし、一定金額以下のものにいては別途ルールを定め、研究者の発注を認める。
特殊な役務(データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、危機の保守・点検など)についても検収対象とし、原則として有形の成果物がある場合には、成果物及び完了報告書等の履行が確認できる書類により検収を行うとともに、必要に応じ抽出による事後チェックなどを含め、これに係る仕様書、作業工程などの詳細をこれらの知識を有する発注者以外がチェックする。また、成果物がない機器の保守・点検などの場合は、検収担当が立会い等による現場確認を行う。
物品の管理体制が不十分 換金性の高い物品については、公的研究費で購入したことを明示し、所在がわかるように記録する。(パソコン・タブレット型コンピュータ・デジタルカメラ・ビデオカメラ・テレビ・録画機器・金券等)
取引業者に対する対応が明示されていない 取引業者に対して、機関の不正対策に関する方針及びルール等を含め、周知徹底し、一定の取引実績(回数、金額等)や本学におけるリスク要因・実効性等を考慮し、必要に応じて誓約書の提出を求める。
不正取引に関与した業者に対しては、取引停止等の処分を行う。
非常勤職員の雇用確認が十分でない 研究室任せとならないよう、事務担当者が採用時や定期的に面談や勤務条件の説明、出勤簿・勤務内容の確認等を行う。
出張の事実確認等の手続きが十分でない 研究者等は出張計画が決定したら、速やかに出張命令書、出張スケジュール、出張旅費計算書を作成し、出張命令権者の承認を得る。出張後は、用務内容、訪問先、宿泊先、面談者等が確認できる報告書を作成し、旅費等の領収書も併せて提出し、出張の事実確認のチェックを受ける。
旅費等の支払については、立替払いを原則として認めず、旅行業者への委託等を行い、研究者等が直接支払に関与しないようにする。
情報発信・共有化の推進 公的研究費のルールや相談窓口に関する情報が認知されていない 公的研究費の使用ルール等に関する相談窓口や、不正防止への取組方針についての最新情報を大学ウェブサイトで公表し、そのことを周知する。
モニタリングの在り方 内部監査の形骸化 内部監査により、管理・監査体制や不正防止計画の適切さを確認し、必要に応じて見直すことにより、これを常に適切に保つ。
また、コンプライアンスを包括する部署や外部からの相談を受ける窓口等、学内のあらゆる組織と連携するとともに、不正に関する通報内容を把握し、学内で適切な対応がとられているか確認する。